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BIEN DEBUTER CALC 3. Audit - Valeur cible - Scénario




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Voici 3 outils utiles de Calc, l'Audit, la valeur cible et les scénarios.

Audit

 

 

Lorsque des erreurs surviennent, il est parfois difficile d'en trouver la cause. Avec l'outil Audit, Calc va vous aider à vérifier les dépendances des formules.

 

Pour illustrer ces fonctions, utilisons un tableau simple. D'un simple coup d'oeil, on y trouve des erreurs ligne 14 (volontaire pour l'exemple), mais difficile sinon de savoir où se trouvent formules et données.

 

Une méthode simple pourtant permet le repérage via la combinaison de touches Ctrl+F8 (elle agit en bascule).

Les couleurs d'affichage changent, en vert pour les formules, en bleu pour les valeurs et en noir pour les textes.

Mais comment savoir de quelles cellules sont dépendantes les formules ?

Autre possibilité, faire apparaitre les formules via les menus Outils, Options, Classeur, Affichage et cocher Afficher formules. Vous pouvez toujours agir sur Ctrl+F8. Maintenant vous pouvez voir parfaitement textes, valeurs et formules. Un débutant sera sans doute un peu dérouté, mais en cherchant bien on trouve vite les erreurs présentes.

 

Antécédents et dépendants. On parle d'antécédents pour les cellules dont les données sont la source du résultat de la cellule choisie et de dépendant lorsque cette cellule influera sur une formule se trouvant dans une autre cellule.

Pour une formule traditionnelle, c'est simple. Il suffit de sélectionner la formule contenant la cellule pour faire apparaitre les antécédents. En revanche, avec des plages de cellules nommées, on ne voit plus rien. Si les cellules B3 à B5 sont nommées RevenusTrim1 (par exemple), au lieu d'écrire =SOMME(B3:B5), on écrit = SOMME(RevenusTrim1) . A ce moment on ne voit plus les antécédents.

Voici pour la cellule B6 la recherche des antécédents (à gauche). On fait bien la somme des cellules B3 à B5.

A droite, la recherche des dépendants. Le calcul des bénéfices est bien lié à la cellule B6.

Pour rechercher antécédents et dépendants, vous devez vous positionner sur la cellule à analyser puis utiliser le menu Outils, Audit, puis Répérer les antécédents (ou Alt+O, U, A) ou Repérer les dépendants (ou Alt+O, U, D), ou plus simplement utiliser les raccourcis clavier Maj+F7 ou Maj+F5.

 

Notez que pour une même cellule et en répétant plusieurs fois Répérer les dépendants, vous activez les dépendances supplémentaires, comme l'exemple ci-contre, à comparer au précédent.

 

Attention cependant de ne pas trop en faire. Ici le tableau devient presque illisible.

La recherche d'erreur via le menu Outils, Audit, Repérer les erreurs (ou Alt+O, U, E) permet de retrouver les cellules sources si une erreur existe. Ici on tente de faire une division par zéro (la cellule G13 est vide).

Vous noterez le changement de la forme du curseur qui se transforme lors du survol des flèches bleues.

Une autre manière pour Répérer les antécédents est de cocher Outils, Audit, Mode remplissage. Le curseur se transforme alors en pot de peinture qu'on verse Il suffira de survoler les cellules et de cliquer pour obtenir le résultat attendu.

 

 

 

 

Données incorrectes

 

 

Les données incorrectes ne sont pas liées aux formules, mais à ce que vous aurez décidé d'acceptable ou non. Dans cet exemple, on considère comme incorrect une valeur qui dépasse 1500. Voir réglages dans les options de validité de cellule.

Via le menu Outils, Audit, Marquer les données incorrectes, les cellules ne correspondant pas aux critères seront encerclées en rouge.

 

 

 

 

 

 

Valeur cible

 

 

 

Avec cette possibilité, on modifie la valeur d'une cellule pour obtenir le résultat souhaité.

Exemple simple : 2 valeurs en B1 et B2, additionnées en B3.

Via le menu Outils, Recherche de valeur cible, on appelle la boite de dialogue Recherche de valeur cible. On désigne la cellule contenant la formule, puis la valeur cible et enfin la cellule variable. Ici on cherche à obtenir 410 comme résultat en B3 et la cellule qui devra évoluer en conséquence sera la B2.

Calc demandera de confirmer la modification pour la cellule courante, ou plus précisément la cellule variable, donc la B2. Le résultat sera conforme à nos souhaits. Cette méthode fonctionne avec des formules complexes.

 

 

 

 

Scénarios

 

 

 

Les scénarios permettent de créer des résultats différents en modifiant les valeurs d'une ou plusieurs cellules afin de pouvoir faire des comparaisons simples et rapides.

Un exemple très simple. Un prix, un taux et un total affichés.

Le total n'est autre que le prix augmenté du taux en pourcentage.

1er scénario. On sélectionne la plage, ici A1 à C2, puis on appelle la boite de dialogue Création d'un scénario via le menu Outils, Scénarios (ou Alt+O, S)

La boite de dialogue propose par défaut un nom de scénario et un commentaire avec le nom d'auteur et la date de création.

On peut modifier le nom. Ce sera donc Scénario n°1 (c'est un exemple). On en profite pour sélectionner une couleur de de bordure qui fera ressortir nos différents scénarios, puisqu'à chaque scénario nous pouvons choisir une couleur différente.

 

 

      

Nous répétons cette opération 3 fois (nombre limité pour l'exemple), sans nous préoccuper des valeurs à modifier. Notez dans le Scénario n°3, une couleur sombre et un texte peu lisible (erreur volontaire pour l'exemple).

 

   

Maintenant, nous pouvons "dérouler" nos 3 scénarios, mais sans effet puisqu'identiques. Nous allons donc modifier les Taux dans les scénarios n°2 et n°3, avec respectivement 15% et 20% dans la cellule B2.

      

Ensuite, si vous désirez modifier ou supprimer vos scénarios, vous devez le faire via le Navigateur. Cliquez sur l'icône Scénarios, sélectionnez le scénario à supprimer ou modifier. Dans notre exemple, un clic droit, suivi de la sélection de Propriétés, active la boite Editer le scénario. Vous pourrez modifier la couleur, mais aussi Empêcher les modifications. Vos valeurs sont ainsi verrouillées (pour ce scénario).

 

Remarques concernant cet exemple

   

Petit retour arrière. Au début de cet exemple, je sélectionne la plage entière A1:C2. Ce n'est pas indispensable. Il suffit de sélectionner uniquement la ou les cellules concernées par les différents scénarios possibles. Toutefois dans la pratique, nous arrivons à des effets indésirables. Dans le cas où on ne sélectionne que la cellule B2, la liste déroulante et son titre va masquer la cellule B1.

   

Dans ce 2ème exemple, on ne sélectionne que le cellules A2 à C2. La liste déroulante et son titre va masquer les cellules de la ligne 1.

 

 





Et maintenant, à vos claviers.


 


 

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Le tableur Calc par l'exemple : christianwtd@free.fr
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Dernière modification : 04/02/2011 à 22h58


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